Čo sú kroky a model komunikačných procesov?

Kedykoľvek si vymieňajú správy dvaja alebo viacerí ľudia, zapájajú sa do základného komunikačného procesu. Znie to jednoducho, nie je to tak. Komunikačný proces je však skutočne dosť zložitý. Nielenže má niekoľko zložiek, ale jasnosť a kontext správy môžu byť ovplyvnené buď pozitívne, alebo negatívne niekoľkými faktormi.

Je dôležité porozumieť komunikačnému procesu, aby bolo možné efektívne komunikovať a zabrániť nesprávnej interpretácii. V tomto článku sa zameriame na komponenty komunikácie a model komunikačného procesu. Potom preskúmame organizačné komunikačné prístupy a procesy. Na záver si povieme niečo o procese e-mailovej komunikácie.

Obsah

• 1 Komponenty komunikácie
  • 1.1 Kontext
  • 1.2 Sender / Encoder
  • 1.3 Správa
  • 1,4 Stredná
  • 1.5 Prijímač (dekodér)
  • 1.6 Spätná väzba
• 2 Model komunikačného procesu
  • 2.1 Päť základných krokov v modeli komunikačného procesu
• 3 Organizačné komunikačné prístupy a procesy
  • 3.1 Proces elektronickej komunikácie
  • 3.2 Udržujte svoj e-mail stručný
• 4. Záver
  • 4.1 Súvisiace príspevky

Komponenty komunikácie

Komunikácia je proces výmeny slovných a neverbálnych správ. Komunikáciu môžeme identifikovať nasledovne:

Kontext

Kontext je prostredie, v ktorom prebieha komunikácia, a zahŕňa organizáciu, kultúru a komunitu. Na kontext navyše pôsobia vonkajšie podnety, ako sú stretnutia, neformálne rozhovory, e-maily, poznámky atď., A vnútorné podnety, ako sú názory a emócie. Iba ak vezmeme do úvahy všetky aspekty kontextu, môžeme účinne komunikovať.

Odosielateľ / kodér

Odosielateľ používa na komunikáciu kombináciu slov, symbolov, grafov a obrázkov. Rečník je kódovač v ústnej komunikácii a spisovateľ je kódovač v písomnej komunikácii.

správa

Informácie vymieňané medzi odosielateľom a príjemcom vytvárajú správu, či už úmyselnú alebo neúmyselnú. Odosielateľ správy musí vziať do úvahy kontext, aby bola správa zrozumiteľná. Okrem toho musí správa obsahovať jasný jazyk so všetkými potrebnými definíciami, príkladmi alebo grafikou na zabezpečenie porozumenia.

stredná

Médium - kanál, cez ktorý sa správa odosiela - môže byť elektronické, zvukové alebo tlačené. Výber média je ovplyvnený:

• Vzťah medzi odosielateľom a príjemcom
• Povaha správy

Ak je vaša správa urgentná, osobná alebo ak si želáte okamžitú spätnú väzbu, použite ústne médium. Použite písomné médium, ak je technické, formálne alebo ak je to potrebné zdokumentovať.

Prijímač (dekodér)

Poslucháč alebo čitateľ komunikácie správu interpretuje. Prijímateľ je ovplyvnený kontextom, ako aj vonkajšími a vnútornými podnetmi. Ak príjemca zaujal neobjektívne názory alebo mylné predstavy, správa nemusí byť prijatá správne. Postoj a osobnosť tiež ovplyvňujú príjemcu.

spätná väzba

Spätná väzba je odozva prijímača - ich reakcia na komunikáciu. Ticho môže byť formou spätnej väzby alebo prijímač môže reagovať ústne alebo písomne. Spätná väzba sa používa na potvrdenie, že správa bola pochopená a či boli podniknuté všetky potrebné kroky.

Aby boli komunikačné procesy kompletné a sprostredkovali zamýšľanú správu, musia všetky komponenty efektívne spolupracovať.

Model komunikačného procesu

Komunikačný proces sa týka výmeny informácií (správy) medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi. Aby táto výmena bola úspešná, obe strany musia mať schopnosť vymieňať si informácie a vzájomne si rozumieť. Komunikácia zlyhá, ak je z nejakého dôvodu blokovaný tok informácií alebo ak tí, ktorí sa snažia komunikovať, nedokážu porozumieť. Aby sme pochopili, čo je to komunikácia - jej účel a hodnotu - musíme pochopiť model komunikačného procesu.

Päť základných krokov modelu komunikačného procesu

Krok 1 Stanovte si svoje ciele pred začatím komunikácie alebo pred odovzdaním správy.

• Aký je cieľ (ciele)?
• Aké kroky si želáte, aby osoba, ktorá správu prijala, po tom, ako jej správu porozumie?
• Prečo je táto správa dôležitá?

Krok 2 Identifikujte prijímače (cieľové publikum) vašej komunikácie.

• Umožňuje prispôsobiť vašu správu optimálnemu porozumeniu.
• Umožňuje vám zamerať sa na osoby vhodné na prijatie vašej správy.

Krok č. 3 Vyberte si spôsob komunikácie.

• Založte svoj výber na tom, čo sa snažíte dosiahnuť.
• Zvážte úroveň zručností prijímača (prijímačov).
• Vyberte vhodný formulár, t. J. Telefón, e-mail, prezentáciu v elektrickom bode atď.

Krok č Zvážte svoj prijímač.

• Úroveň kompetencie a porozumenia vášho príjemcu (prijímateľov).
• Ako sa najlepšie učia a dostávajú informácie, t. J. Vizuálne, ústne atď.
• Kombinujte spôsoby komunikácie tak, aby vyhovovali potrebám všetkých prijímačov, t. J. Podkladov s verbálnym vysvetlením.

Krok č. 5 Vyjadrite svoju komunikáciu k prijatej spätnej väzbe.

• Hľadajte konsenzus porozumenia
• Zmeňte svoju správu, typ komunikácie, štýl, tón atď., Keď dostanete spätnú väzbu.

Proces komunikácie môže byť ovplyvnený tým, ako sa informácie prenášajú, prijímajú a interpretujú dvoma spôsobmi:

• Hluk , Akákoľvek interferencia, ktorá ovplyvňuje odosielanú, prijatú alebo pochopenú správu.
• Fyziologický hluk. Rozptyľovanie spôsobené tým, ako myslíme a cítime, t. J. Únava, bolesti hlavy, hlad alebo iné faktory.
• Fyzický hluk , Interferencia s prostredím, ako napríklad hluk iných osôb, davy ľudí, vysoké alebo nízke teploty a jasné alebo slabé osvetlenie.
• Psychologický hluk , Pocit a osobnosť človeka ovplyvňuje to, ako efektívna je komunikácia a interpretácia, t. J. Obranné pocity, zaujatie alebo predsudky.
• Sémantický šum , Slová sa musia vzájomne chápať, aby sa mohla uskutočniť komunikácia. Technický jazyk alebo žargón môže spôsobiť zmätok.
• Kontext , Nastavenie a situácia - fyzická, kultúrna alebo sociálna -, v ktorej prebieha komunikácia, môže mať vplyv na úspešnú výmenu informácií.

Model komunikačného procesu nám pomáha definovať, kto je zapojený do komunikácie a čo sa musí uskutočniť. Je to rámec, na ktorom môžeme budovať úspešnú individuálnu a organizačnú komunikáciu.

Prístupy a procesy organizačnej komunikácie

Aj keď existuje veľa definícií organizačnej komunikácie, pre naše účely definujeme organizačnú komunikáciu ako odosielanie a prijímanie správ v konkrétnom prostredí alebo prostredí (organizácii) na dosiahnutie spoločných, individuálnych cieľov medzi vzájomne prepojenými ľuďmi.

Proces organizačnej komunikácie spočíva v zasielaní a prijímaní správ písomne ​​(neverbálne) alebo osobne (verbálne). Väčšina organizačnej komunikácie spočíva v prenose informácií. Zložitejšia komunikácia, napríklad riešenie konfliktov, si však vyžaduje schopnosť spracovať zmysel a rokovať podľa pravidiel organizácie.

Či už je komunikácia považovaná za jednoduchú alebo zložitejšiu, aby k nej došlo, musí byť táto správa jasná, stručná a musí sa vyhnúť politicky alebo kultúrne marginalizujúcemu jazyku. Organizácie musia modelovať efektívne komunikačné schopnosti v:

• dopytovania
• Vytváranie pozitívnych pracovných vzťahov
• Hodnotenie výkonu
• Riešenie konfliktov
• Rozhodovanie
• Zvládanie stresu
• Organizačná socializácia
• Individuálne a skupinové prezentácie
• Komunikácia s externou verejnosťou

Organizačná komunikácia je kontextovo a kultúrne závislá od toho, ako ľudia prenášajú správy a informácie písomne, elektronicky a osobne. Komunikáciu ovplyvňuje povaha a funkcia (kontext) organizácie. Každá organizácia má navyše svoju vlastnú jedinečnú kultúru. Ak má byť komunikácia v rámci organizácie úspešná, musí sa zhodovať kontext a kultúra a spolupracovať.

Organizačná komunikácia buduje vzťahy interne s členmi organizácie a s externou verejnosťou. Úspech organizácie závisí od schopnosti jej členov efektívne komunikovať. Pre úspešnú komunikáciu v organizácii potrebujú zamestnanci schopnosť byť odborníkom na verejnú prezentáciu, počúvanie a medziľudskú komunikáciu. Úspešná organizácia zabezpečí školenie, ktoré zabezpečí úspešnosť ich zamestnancov.

Organizačná komunikácia prospieva organizáciám niekoľkými spôsobmi:

• Aklimatizácia personálu na zmeny
• Plnenie úloh postupov, politiky a regulácie podporujúcich nepretržité, denné operácie
• Plnenie úloh súvisiacich s osobitnými úlohami a zodpovednosťou predaja, služieb a výroby
• Rozvíjať vzťahy pre úspešnú komunikáciu s ohľadom na spokojnosť s prácou, morálku a individuálne postoje
• Plánovanie, koordinácia a kontrola operácií riadenia

Je dôležité porozumieť organizačným komunikačným prístupom a procesom rozvoja a zdokonaľovania komunikácie so zamestnancami. Každá organizácia musí definovať svoj vlastný prístup k efektívnej komunikácii a definovať procesy, ktoré zavedú na zlepšenie internej aj externej komunikácie.

Organizácie musia mať kompetentných komunikátorov pre úspešnú každodennú prevádzku. Od webovej stránky spoločnosti, cez príručku pre zamestnancov až po ukončovací pohovor, musí každý aspekt komunikácie v organizácii spolupracovať pri komunikovaní zámerov, kultúry a záväzkov organizácie interným aj externým zamestnancom.

Proces e-mailovej komunikácie

E-mail je výber, ktorý si mnohí vyberajú ako médium, prostredníctvom ktorého doručujú správu. Aj keď je jeho použitie rýchle a pomerne jednoduché, je potrebné sa uistiť, že rozumie procesu a účelu e-mailovej komunikácie, aby ju bolo možné efektívne využívať.

Existuje päť komponentov e-mailovej komunikácie:

# 1 Odosielateľ

Úspešná e-mailová komunikácia vyžaduje, aby odosielateľ (nazývaný tiež zdroj alebo komunikátor) zakódoval správu kombináciou grafov, symbolov, slov a obrázkov, aby dosiahol požadovanú odpoveď.

# 2 Prijímač

Prijímateľ (tlmočník) porozumie e-mailovej správe odosielateľa jej dekódovaním a interpretáciou.

# 3 Správa

Správa alebo obsah e-mailu sú informácie, ktoré si odosielateľ želá odoslať príjemcovi.

# 4 Médium

Médium, tiež nazývané kanál, je prostriedkom, ktorý si človek vyberie na odoslanie správy. Pri e-mailoch je médiom počítač alebo mobilný telefón.

# 5 Spätná väzba

Po úspešnom prenose, prijatí a porozumení e-mailu sa za spätnú väzbu považuje akákoľvek odpoveď naznačujúca porozumenie od prijímateľa - ústna alebo písomná. Spätná väzba nám pomáha zistiť, či sme splnili náš účel.

E-mail uľahčuje komunikáciu s ostatnými kedykoľvek a kdekoľvek, najmä s príchodom smartfónu. Okrem toho má prijímač schopnosť okamžite odpovedať. Spolu s výhodami tohto spôsobu komunikácie však prichádzajú určité problémy. Musíme si uvedomiť, že e-mail je komunikačný nástroj a neumožňuje nám viesť naše kroky, ale skôr ho používame na dosiahnutie našich komunikačných cieľov. Robiť to:

Udržujte svoj e-mail stručný

Ľudia očakávajú, že e-mailová komunikácia bude priama a vecná. Prvých niekoľko riadkov by malo vyjadriť zámer vášho e-mailu a informovať príjemcu, či v prípade potreby odpovie, pretože mnoho systémov umožňuje príjemcovi prečítať si začiatok e-mailu pred jeho otvorením.

• Buďte profesionálni. Nezáleží na tom, komu je adresovaný váš e-mail - váš šéf, manažér prijímania alebo spolupracovník - obsah by mal byť svojím obsahom a zložením profesionálny. Nepoužívajte textové vtipy, smajlíky, mätúce písma ani grafiku, ktoré nie sú súčasťou konverzácie. Ak tak urobíte, zníži sa pravdepodobnosť, že bude váš obsah prečítaný a braný vážne.
• Byť zdvorilý. Nikdy nezačínajte e-mailom príkazom, ale radšej použite pozdrav, napríklad „Ahoj“ a meno príjemcu. Nepoužívajte všetky veľké písmená ani výkričníky, pretože vykrikuje. Zavrite svoj e-mail „Ďakujem“ a za ním svoje meno.
• Nenechajte e-mailom nahradiť komunikáciu tvárou v tvár. Niektoré rozhovory fungujú lepšie osobne. Nepoužívajte e-mail, aby ste sa vyhli osobnej komunikácii. Ak e-mail nie je najlepšou voľbou pre komunikáciu, vyberte alternatívnu metódu. Aby bola e-mailová komunikácia efektívna, musí byť jasná, stručná a zrozumiteľná. Nasledujúci proces e-mailovej komunikácie pomáha zaručiť, že váš e-mail je efektívnym komunikačným nástrojom.
• Definujte účel svojho e-mailu. To vám pomôže rozhodnúť sa, či by ste sa správu mali obťažovať. Uistite sa, že váš účel je jasne uvedený v prvom odseku.
• Zistite, aké kroky chcete prijať od príjemcu e-mailu
• Dokončite úlohu, tj. niekomu zavolať alebo niečo objednať.
• Odpovedzte na požadované informácie.
• Prečítajte si e-mail bez potreby odpovede.
• Rozhodnite sa, či potrebujete podporné informácie. Identifikujte a pripojte všetku podpornú dokumentáciu alebo informácie.
• Pomocou riadku Predmet zosumarizujte zámer svojej správy. Po napísaní e-mailu vyplňte predmet správy. Uistite sa, že obsah vašej správy je zhrnutý, pretože to podporuje príjemcu, aby sa otvoril a reagoval na vašu správu.

E-mailová komunikácia zohráva dôležitú úlohu v každodennom pracovnom živote človeka, obohacuje a uľahčuje podnikanie s možnosťou výmeny informácií bez ohľadu na miesto a čas. Zamestnanci sa však často sťažujú na veľký objem e-mailov, ktoré dostávajú, a na ktoré musia konať. Schopnosť používať e-mail navyše znamená, že zamestnanci majú často čas prerušený prácou s organizačnými e-mailmi. Zamestnanci potrebujú pocit osobnej kontroly, aby sa vyhli stresu spojenom s prácou, čo sa rozširuje aj na schopnosť prijímať a odpovedať na e-maily, ak je to vhodné.

záver

Komunikácia je proces prenosu a prijímania správ, verbálnych aj neverbálnych. Pretože efektívna komunikácia je dialóg, nie monológ, je účinná iba vtedy, ak prináša požadovanú odpoveď od prijímača. Aby bol úspešný komunikátor, musí adekvátne sprostredkovať informácie, myšlienky a pocity tak, aby motivoval, učil a informoval ostatných. Je potrebné zvoliť si najlepšie médium, poznať príjemcu a pomocou spätnej väzby monitorovať efektívnosť komunikácie a podľa toho ju upraviť. Používanie informácií a nástrojov v tomto článku môže človeku pomôcť pochopiť a využiť komunikačný proces na to, aby bol efektívnym komunikátorom.